Restoran Otomasyonu Nedir?

Restoran Otomasyonu Seçimi Nasıl Olmalı?

Yiyecek-içecek sektöründeyseniz, işletmeniz için pos sistemi, bir başka deyişle restoran otomasyon programı kullanmanız bir lüks değil, temel bir ihtiyaç... Ancak işletme başarınız için ‘doğru sistemi’ seçmek de bir o kadar önemli. 

Pos sistemi pazarı oldukça kalabalık, ürün miktarı ve çeşidinin sayısı fazla, seçim yapmak da bir o kadar zor görünebilir. Derin bir nefes alın ve işinizi kolaylaştıracağını düşündüğümüz kriterleri gözden geçirin.

Çevrimiçi mi? Çevrimdışı mı? Karar vermek gerek.

Çevrimiçi sistem mi yoksa masaüstü tabanlı çevrimdışı bir sistem mi olmalı?

Bugün pek çok işletme, geleneksel çevrimdışı yazılımlara göre daha ekonomik olduğu için Bulut (Cloud) tabanlı yazılımları tercih ediyor. Unutmayın, işiniz hız ve sorunsuzluk gerektiriyor. Bulut tabanlı sistemler için internetinizin her zaman aktif olması şart. Internet sorunu yaşanan bir yerdeyseniz, Bulut tabanlı bir sistemle sorun yaşarsınız.

Bulut tabanlı bir restoran programının size sağlayacağı avantajlar:

Bir şey kurmanıza gerek yok. Sadece hesap açın ve kullanmaya başlayın.
Güncellemeyi dert etmeyin. Bütün değişiklikler otomatik olarak güncellenir.
İstediğiniz zaman istediğiniz yerden kullanabilirsiniz.
Sistem, yedekleme ve bakım işlerini üstlenir, bu da sizin için maliyetten tasarruf demektir.
Bütün ofiste bilgileriniz daima senkronizedir.
Diğer depolama (Bulut) uygulamalarıyla entegre edilebilir.

Veri güvenliğinden emin olun!

Çevrimdışı restoran programı almayı tercih ettiyseniz bu adımı atlayabilirsiniz. Ancak ileriye dönük olarak, bir online uygulama almayı  düşünürseniz, işte burada veri güvenliği kontrol edilmesi gereken çok önemli bir özelliktir.

Kontrol etmenizi önerdiğimiz noktalar:

Restoran otomasyon şirketine uygulama verilerini nasıl depoladıklarını sormalı, güvenilir depolama (Bulut) hizmeti sağlayıcılarında depoladıklarından emin olmalısınız. Uygulamayı kendi sunucularında bulunduruyorlarsa, veri güvenliği için aldıkları güvenlik önlemlerini sorun.
Bu servislerin “https” bağlantısını kullanıp kullanmadığını kontrol edin. “Https” protokolü, bilgisayarınızdan şirketin sunucularına aktarılan verilerin güvenli bir şekilde şifrelenmesini ve bilgisayar korsanları tarafından görüntülenmesinin engellenmesini sağlar.

Size sunduğu özelliklere bakın!

Bir restoran programında mutlaka ihtiyaç duyduğunuz temel özelliklerin bir listesini yapın. Ya da boş verin... Çünkü siz ne kadar liste yapsanız da sonradan listenizde ihtiyaç duyacağınızı düşündüğünüz özelliklerde eksikler olduğunu göreceksiniz. Bu yüzden işinizi sizin kadar bilen, sektör uzmanlığı olan bir firmayla çalıştığınızdan emin olun. 

İyi bir restoran otomasyon sisteminde olması gereken birkaç özelliğe örnek:

İsme göre adisyon açma
Adisyonda garson değiştirme
Adisyon transferi, kullanıcı ve Gelir Merkezi 
Ödemeli adisyon böl
Mali onayda, ödeme onayı
Cari hesap takibi
Yazıcı yönlendirme

Kullanıcı ara yüzünü özelleştirebilme özelliği ve kullanım kolaylığı şart!

Uygulamayı kullanacak olanların, her düzeyde farklı yetkilendirmelerle sisteme giriş yapabiliyor olmaları önemli bir konu.

Ayrıca, çalışanların sistemi öğrenebilmesi için uygulamanın yeterince kolay olması gerekir.  Sistem hayal edebileceğiniz her türlü özellik ile doldurulmuşsa, sistem sağlayıcının mutlaka iyi bir eğitim sunduğundan emin olun. Aksi taktirde ekibiniz için kullanım zorlaşacaktır. Basit bir kullanıcı ara yüzüne sahip ve gereksiz özellikleri barındırmayan bir pos sistemi araştırın. İyi ve kullanıcıya göre özelleşebilen bir ara yüz; motivasyonu artırır, önemli görevlere odaklanmayı kolaylaştırır ve öğrenme sürecini kolaylaştırır.  

Çalışan sirkülasyonunun yüksek olduğu bir sektördeyiz. Unutmayın, çalışanların sektör deneyimi yeterli olmayabilir, eğitim seviyeleri de… İşe yeni başlayanların da, kullandığınız ürünü öğrenmesi ve uygulaması kolay olmalı. Herkesin alışma hızı sizinkiyle aynı olmayabilir. Bu nedenle baştan doğru kararı vermek en iyisidir.  

Değişen ihtiyaçlarınıza adapte olabiliyor mu?

Pek çok işletme, satın alırken o an ki ihtiyaçlarına uygun bir uygulama satın alarak hata yapar. İşler büyümeye başladığı ya da ihtiyaçlar farklılaştığındaysa başka bir sisteme geçmek zorunda kalır. Mevcut sistemden, yeni bir sisteme geçmek ve bu süreçte veri taşımak sancılı olabilir. Bu nedenle, ihtiyaçlarınız ile ölçeklendirilebilecek bir sistemi seçmek en doğrusudur.

Bazı sistemler, ürünün yalnızca bir sürümünü sunar. Ancak bazıları, işin türüne veya boyutuna bağlı olarak aşamalı olarak ilerleyen sürümlere sahiptir. Başlangıç seviyesi sürümünün yanı sıra şu anda ihtiyaç duymadığınız, gelecekte ihtiyaç duyacağınız, özellik bakımından zengin sürümleri tercih edin.

Çıkış seçenekleri ne?

Pos sistemini satın aldıktan bir süre sonra çok fazla hata ile karşılaştığınızı düşünün. Bu gibi durumlardan sakınmak için, restoran otomasyon programınızın veri aktarma olanağı sağladığından emin olun. Diğer yazılımlarla dosya alışverişi yapabilmek için, yazılımların çoğu Excel dosya türünü desteklediği için sizin yazılımınız da Excel’i desteklemeli. İyi bir kullanıcı olarak, verilerinizi düzenli aralıklarla yedeklemelisiniz.

Gizli maliyetler çıkabilir! 

Bazı restoran otomasyon şirketleri destek veya geliştirme için ücret alabilir. Bazen, temel bir yazılım uygun bir fiyata  sağlanır ancak daha sonra “eklentiler” satın almak veya “bakım ücreti” ödemek zorunda kalırsınız. Bu nedenle satın almayı düşündüğünüz sistemle ilgili herhangi bir ek maliyet oluşup oluşmadığını kontrol edin.

 
Satış sonrası desteğin önemi büyük…

Pos sistemi seçilirken en önemli ama en çok göz ardı edilen konu; satış sonrası destektir. Sistem iyi veya kolay olsa bile desteğe ihtiyacınız olacak. Sorun yaşadığınızda muhatap bulamıyorsanız tüm yatırımınız boşa gidecektir. Bazı sistemlerin ucuz olmasının sebeplerinden bir tanesi de satış sonrası destek eksikliğidir. Destek maliyetleri fiyat tekliflerine dahil değildir. Bu tür tekliflerde maliyetleri hesaplamalısınız. Desteği kontrol etmenin en iyi yolu - mesaj göndermek veya destek numarasını aramak ve nasıl yanıt verildiğini görmektir. Yanıt süresine ve yanıt kalitesine dayanarak, destek altyapıları hakkında bilgi edinmenizde fayda var. Sitelerinde ‘Destek Hattı’nın bulunduğuna dair bilginin bulunması, sizi yanıltmasın. Sorununuzu çözmek için uğraşan bir ‘Destek Ekibi’ barındıran bir şirket seçmelisiniz.

Deneme yaptınız mı? 

Restoran otomasyonunu  almadan önce mutlaka bir deneme yapın. İşletmenizle ilgili deneme işlemler girin ve raporların doğruluğunu kontrol edin. Vaad edilen özelliklerin çalışıp çalışmadığına bakın. Eğer her şey yolunda görünüyorsa, artık her şey hazır! Evet, pos sistemi seçimi çok kolay değil. Ama işlemleri yapmaya başladıktan sonra da iyi ile kötüyü ayırmak o kadar da zor değil göreceksiniz.

Satın aldıktan sonra hayal kırıklığı yaşamamak adına daha fazla zaman harcamak ileriki dönemde  hayal kırıklığı yaşamanız, zaman, paranızı ve emeğinizi çöpe atmanızdan iyidir.